Boekhouden met een 'baby bump'

Hier zit ik dan. Negen maanden zwanger en bezig met de boekhouding van mijn eenmanszaak. Toegegeven: ik haat administratie. Maar ik hou er ook niet van om dingen die ik zelf kan, uit te besteden. En zo ga ik lijnrecht in tegen het meestgegeven advies aan startende zelfstandigen: "Neem meteen een goede boekhouder onder de arm." Wil jij als freelancer je boekhouding ook in eigen handen nemen? Hieronder een paar tips om het allemaal niet te moeilijk te maken. 

​ 
Alles hangt natuurlijk af van je ondernemingsvorm, de complexiteit van je zaak én je affiniteit met boekhouden en financiën. Begin er niet aan als cijfers je meteen doen duizelen. Bij mij kwam het vak economie ruimschoots aan bod tijdens mijn middelbare en hogere studies, dus een complete leek ben ik niet. En als freelance copywriter, redacteur en vertaler heb ik ook niet veel middelen nodig om mijn job uit te oefenen. Dat bespaart me ongetwijfeld heel wat complexe boekingen. 

​
​Je verplichtingen

Voor een eenmanszaak volstaat een vereenvoudigde boekhouding met een verkoop- en aankoopdagboek. Dat wil zeggen dat je al je inkomsten en uitgaven netjes moet bijhouden én doorgeven aan de overheid.

Dat laatste doe je via:

• de btw-kwartaalaangiftes: hiermee geef je het verschil aan tussen de ontvangen en de betaalde btw. Zo wordt duidelijk hoeveel btw je de overheid verschuldigd bent of hoeveel je terugtrekt. Ligt je omzet lager dan 25.000 euro per jaar, dan ben je vrijgesteld van btw en hoef je geen btw-aangiftes in te dienen. 
• de jaarlijkse klantenlisting: voor 31 maart dien je een overzichtslijst in van al je klanten (waar je diensten of goederen aan hebt geleverd voor meer dan 250 euro) met een Belgisch btw-nummer. 
• deel 2 van de jaarlijkse belastingaangifte: deel 1 moet iedereen invullen, deel 2 moet je invullen als je zelfstandige bent. 

Hulpmiddelen

Om mijn financiën overzichtelijk bij te houden, trok ik eerst mijn plan in Excel. Een paar lieve collega-freelancers hadden me werkbladen doorgestuurd met vooringevulde formules. Handig voor even (en helemaal gratis), maar niet meer zo gebruiksvriendelijk naarmate mijn zaak evolueerde.

Toen ontdekte ik de wondere wereld van de boekhoudtools. Er bestaan er veel, zoals Octopus, Exact, WinBooks, Kluwer ... Zelf werk ik momenteel met Cashaca, een programma waarin boekhoudjargon en -codes angstvallig vermeden worden. Daardoor kan je ook als gewone sterveling eenvoudig je aan- en verkopen invoeren. Je btw-aangiftes, resultatenrekening voor de personenbelasting en klantenlisting draai je daarna automatisch uit. 

​Verder kan je met het programma onder andere offertes en facturen opmaken, betalingen opvolgen, klanten en projecten beheren en aan tijdsregistratie doen. En bij het inloggen zie je op je dashboard meteen je resultatengrafiek. Heel motiverend als het een goede maand was ;-) 

Een voordeel is ook dat je het programma 2 maanden gratis kan testen. Daarna beslis je of je een abonnement neemt van 19, 29 of 39 euro per maand. Wil je er geen gebruik meer van maken, dan kan je alles stopzetten en toch je bestaande boekingen blijven raadplegen. 

​Toch graag een controle?

In de meeste boekhoudprogramma's kan je - tijdelijk of continu - toegang geven aan extra gebruikers. Dat maakt het mogelijk om je boekingen eens onder de loep te laten nemen door een boekhouder of door iemand anders met kennis van zaken. Ik raad je aan om dat zeker in het begin eens te doen. Zo ben je er zeker van dat je geen fouten maakt en heb je een goede basis om op verder te bouwen. Want heel wat boekingen zijn toch terugkerend. 

Ook als je beslist om je boekhouding volledig uit te besteden, is zo'n programma een handig hulpmiddel. De meeste boekhouders die ik ken, verkiezen een digitaal en gestructureerd overzicht van in- en uitgaande facturen boven een rommelige classeur ;-) Alles verwerken voor je btw- of belastingaangifte gaat zo ook sneller. Dat bespaart de boekhouder werkuren en jou dus geld. 

---